展覽會(huì)組織者需要具體著重進(jìn)行的工作，主要包括參展單位的確定、展覽內(nèi)容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛(wèi)的事項(xiàng)、輔助服務(wù)的項(xiàng)目等。

　　參展單位的確定

　　一旦決定舉辦某個(gè)展覽會(huì)，邀請什么單位來參加是非常重要的問題。在具體考慮參展單位的時(shí)候，必須注意兩廂情愿，不得勉強(qiáng)。按照商務(wù)禮儀的要求，主辦單位事先應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞剑驍M參展的單位發(fā)出正式邀請或召集。

　　邀請或召集參展單位的主要方式為刊登廣告寄發(fā)邀請函 、召開新聞發(fā)布會(huì)等。不管是采用其中任何一種方式，均須同時(shí)將展覽會(huì)的宗旨、展出的主要題目、參展單位的范圍與條件、舉辦展覽會(huì)的時(shí)間與地點(diǎn)、報(bào)名參展的具體時(shí)間與地點(diǎn)、咨詢有關(guān)問題的聯(lián)絡(luò)方法、主辦單位擬提供的輔助服務(wù)項(xiàng)目、參展單位所應(yīng)負(fù)擔(dān)的基本費(fèi)用等，一并如實(shí)地告之參展單位，以便對方據(jù)此加以定奪。

　　對于報(bào)名參展的單位，主辦單位應(yīng)根據(jù)展覽會(huì)的主題與具體條件進(jìn)行必要的審核。切勿良莠不分，來之不拒。

　　當(dāng)參展單位的正式名單確定之后，主辦單位應(yīng)及時(shí)地以專函形式進(jìn)行通知，令被批準(zhǔn)的參展單位盡早有所準(zhǔn)備。

　　展覽內(nèi)容的宣傳

　　為了引起社會(huì)各界對展覽會(huì)的重視，并且盡量擴(kuò)大其影響，主辦單位有必要對其進(jìn)行大力宣傳。宣傳重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是展覽內(nèi)容，因?yàn)橹挥兴拍苷嬲鹘缛耸康淖⒁夂团d趣。

　　對展覽會(huì)尤其是對展覽內(nèi)容進(jìn)行宣傳，主要可 以采用下述幾種方式：

　　一是舉辦新聞發(fā)布會(huì)，

　　二是邀請新聞界人士到場參觀采訪，

　　三是發(fā)表有關(guān)展覽會(huì)新聞通稿，

　　四是公開刊發(fā)廣告，

　　五是張貼有關(guān)展覽會(huì)的宣傳畫，

　　六是在展覽會(huì)現(xiàn)場散發(fā)宣傳性材料和紀(jì)念品，

　　七是在舉辦地懸掛彩旗、彩帶或橫幅，

　　八是利用升空 的彩色氣球和飛艇進(jìn)行宣傳。

　　這八種方式，可以只擇其一，亦可多種同時(shí)并用。在具體進(jìn)行選擇時(shí)，一定要量力行事，并且要嚴(yán)守法紀(jì)，注意安全。

　　為了搞好宣傳工作，在舉辦大型展覽會(huì)時(shí)，主辦單位應(yīng)專門成立對外宣傳組織機(jī)構(gòu)。

　　展示位置的分配

　　對展覽會(huì)組織者來講，展覽現(xiàn)場的規(guī)劃與布置 通常是其重要職責(zé)之一。在布置展覽現(xiàn)場時(shí)，基本要求是展示陳列的各種展品要圍繞既定的主題，進(jìn)行互為襯托的合理組合與搭配，整體要井然有序、 渾然一體。

　　來源/湖南省貿(mào)促會(huì)國際交流服務(wù)中心 采編/會(huì)展賊船

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